Guida per i referenti del corso Privacy
Piattaforma e-learning Vargiu Scuola

Manuale per referenti e dirigenti
versione: 3.0

Premessa

Questo manuale è destinato ai referenti e ai dirigenti che gestiscono il corso Privacy sulla piattaforma Vargiu Scuola. In qualità di referente, potrai monitorare le iscrizioni, verificare lo stato dei test e degli attestati e fornire assistenza al personale. Oltre alle operazioni di gestione, potrai seguire la formazione come gli altri partecipanti.

Il corso Privacy

Il corso Privacy è articolato in due percorsi formativi distinti, ciascuno rivolto a una diversa categoria di personale scolastico:

  • Corso per docenti — formazione della durata di 2 ore.
  • Corso per personale amministrativo e direttivo — formazione della durata di 3 ore e 30 minuti.

A seconda della configurazione della scuola, il personale potrà essere iscritto a uno solo dei due corsi oppure a entrambi.

Come far registrare il personale

Le modalità di registrazione dipendono dalla configurazione della vostra scuola sulla piattaforma. Le istruzioni riportate nella comunicazione di attivazione del corso ricevuta da Vargiu Scuola indicano la procedura specifica per il vostro istituto. Di seguito sono descritte entrambe le modalità.

Modalità 1: Registrazione con dominio email (consigliata)

recommendQuesta modalità è disponibile se la vostra scuola utilizza un dominio Google Workspace collegato alla piattaforma.Qualora il vostro dominio Workspace non comparisse tra quelli disponibili in fase di registrazione, contattateci per associarlo al portale formativo Vargiuscuola.

Il personale dotato di un indirizzo email sul dominio scolastico potrà registrarsi senza bisogno di codici di sottoscrizione. La procedura è la seguente:

  1. Aprire la pagina formazione.vargiuscuola.it e cliccare su Registrati .
  2. Cliccare suRegistrati con dominio email.
  3. Selezionare il dominio della propria scuola dall'elenco.
  4. A questo punto è possibile scegliere tra due opzioni:
    • Registrati con Google (consigliata): cliccare sul pulsante per autenticarsi con il proprio account Google del dominio scolastico. Non sarà necessario impostare una password.
    • Registrati con email : inserire la parte locale dell'indirizzo email (la parte prima della @) e proseguire compilando i dati richiesti nel modulo di registrazione, inclusa una password.
  5. Se la scuola non ha un codice di sottoscrizione associato al dominio, durante la registrazione il personale dovrà selezionare il corso a cui iscriversi (docenti, personale amministrativo o entrambi).
  6. Completare la registrazione seguendo le istruzioni a schermo. In caso di registrazione con email, verrà inviata un'email di conferma: cliccare sul collegamento contenuto nell'email per attivare l'account.

Modalità 2: Registrazione con codice di sottoscrizione

Se la scuola non dispone di un dominio Google Workspace collegato alla piattaforma, oppure per il personale che preferisce utilizzare un indirizzo email personale esterno al dominio Workspace, la registrazione avviene tramite codice di sottoscrizione:

  1. Aprire la pagina formazione.vargiuscuola.it e cliccare su Registrati .
  2. Cliccare suRegistrati con codice di sottoscrizione.
  3. Inserire il codice di sottoscrizione comunicato dalla scuola.
  4. Scegliere tra:
    • Registrati con Google : per autenticarsi con un account Google (anche personale @gmail.com). Non sarà necessario impostare una password.
    • Registrati con email : inserire l'email e proseguire con il modulo di registrazione, che richiederà anche l'impostazione di una password.
  5. Completare la registrazione. In caso di registrazione con email, confermare l'indirizzo cliccando sul collegamento ricevuto via email.
infoSe un utente è già registrato e utilizza un nuovo codice di sottoscrizione, il sistema aggiungerà il corso al profilo esistente senza creare un secondo account.

Cosa sono i codici di sottoscrizione

In base alla licenza acquistata, la scuola ha a disposizione diversi codici di sottoscrizione, ciascuno associato a uno specifico profilo e corso. I codici tipici per il corso Privacy sono:

  • Codice corso docenti — iscrive al corso Privacy per docenti (2 ore).
  • Codice corso personale amministrativo e direttivo — iscrive al corso Privacy per personale amministrativo e direttivo (3 ore e 30 min).
  • Codice referenti — consente l'accesso a tutti i corsi attivi e abilita la gestione delle utenze, la verifica degli esiti dei test, il monitoraggio degli attestati e il controllo dei progressi di fruizione dei contenuti formativi video.

I codici sono comunicati nella email di attivazione del corso inviata da Vargiu Scuola alla scuola. I codici per corsisti devono essere comunicati al personale della scuola tramite circolare o comunicazione interna riservata.

warningEvitare di pubblicare i codici di sottoscrizione su canali non riservati (es. sito web istituzionale), poiché potrebbero essere utilizzati da soggetti non autorizzati per registrarsi come dipendenti della scuola.

Accesso alla piattaforma

Una volta completata la registrazione:

  1. Aprire formazione.vargiuscuola.it .
  2. Cliccare suAccedi nel menu superiore e inserire le proprie credenziali (email e password), oppure utilizzare il pulsanteAccedi con Google se si è scelto di registrarsi con Google.

Cosa devono fare i corsisti

Una volta effettuato l'accesso, i corsisti dovranno:

  1. Cliccare suauto_storiesCorsi nel menu superiore per accedere alla sezione Corsi , dove troveranno i video del corso a cui sono iscritti.
  2. Guardare i video formativi a propria discrezione.
  3. Al termine, cliccare suschoolAttestato nel menu superiore per accedere alla sezione Attestato e cliccare su Avvia Test per sostenere la verifica.
  4. Se il test viene superato, l'attestato sarà generato automaticamente e di norma sarà disponibile nella sezione Attestato entro pochi secondi dal completamento del test. Ricordarsi di ricaricare la pagina per visualizzare l'eventuale nuovo esito.
scheduleIn rari casi, la generazione dell'attestato potrebbe richiedere alcune ore. Si consiglia di attendere almeno un paio d'ore prima di segnalare l'assenza dell'attestato.

Come gestire gli utenti

I referenti e i dirigenti, accedendo alla piattaforma con le proprie credenziali, possono gestire tutti gli utenti della scuola dalla sezione Utenti , accessibile cliccando sull'iconagroupUtenti nel menu superiore.

Barra delle azioni

Nella parte superiore della pagina Utenti sono disponibili i seguenti pulsanti:

person_add AggiungiInserisce manualmente un nuovo utente fornendo nome, cognome, email e corso associato.
menu Operazioni di gruppoApre un menu a tendina per eseguire azioni su più utenti contemporaneamente (selezionandoli tramite le caselle nella prima colonna della tabella).

Operazioni di gruppo disponibili

  • Assegna a un gruppo — aggiunge gli utenti selezionati a uno o più corsi/gruppi.
  • Rimuovi da gruppo — rimuove gli utenti selezionati da un corso/gruppo.
  • Invia email con credenziali — invia un'email con le informazioni di accesso agli utenti selezionati.
  • Rimuovi — elimina gli utenti selezionati e tutti i relativi dati (test ed attestati).

Azioni sui singoli utenti

Per ogni utente nella tabella sono disponibili le seguenti azioni, rappresentate da pulsanti con icona:

editModifica — consente di aggiornare i dati dell'utente: nome, cognome, email e corso associato.
schoolMostra test sostenuti — visualizza l'elenco dei test effettuati dall'utente e gli attestati conseguiti.
redoCancella esito test — resetta lo stato dell'utente, cancellando i tentativi di test effettuati e i relativi attestati. L'utente potrà ripetere il test.
forward_to_inboxInvia email con credenziali — invia nuovamente all'utente un'email con le informazioni di accesso. Utile se l'utente non ha ricevuto l'email originale o ha bisogno di un promemoria.
deleteCancella utente — elimina definitivamente l'utente e tutti i dati associati (risultati dei test e attestati).
warningLa cancellazione di un utente o dei suoi esiti test è un'operazione irreversibile. Tutti i risultati dei test e gli attestati associati verranno eliminati.

Filtri e ricerca

La tabella utenti dispone di filtri per colonna (nome, cognome, email, gruppo) che consentono di individuare rapidamente gli utenti desiderati. Per reimpostare i filtri, cliccare sul pulsante con l'iconafilter_list_offRimuovi filtri nella riga dei filtri.

Monitorare attestati e progressi

Oltre alla gestione utenti, i referenti possono monitorare i progressi del personale tramite la sezione Report , accessibile cliccando sull'iconamonitoringReport nel menu superiore. Da qui è possibile accedere a:

  • Attestati — visualizza l'elenco degli attestati conseguiti da tutto il personale della scuola, con la possibilità di filtrare per nome e per corso. Consente di verificare rapidamente chi ha completato la formazione.
  • Progressi video — permette di verificare lo stato di visione dei video formativi per ciascun utente. Selezionando un utente, viene mostrato l'elenco dei video del corso con la percentuale di completamento e la durata visualizzata.
  • Accessi — mostra il registro degli accessi alla piattaforma da parte degli utenti della scuola.

Problemi frequenti e soluzioni

AL'utente non ha ricevuto l'email di conferma o di accreditamento.
La causa più frequente è il filtro antispam: l'email potrebbe trovarsi nella cartella della posta indesiderata. La seconda causa più comune è un errore di digitazione nell'indirizzo email durante la registrazione.

Soluzione: Chiedere all'utente di controllare la cartella spam. Se l'email non è presente:
  • Il referente può accedere alla pagina Utenti , verificare la correttezza dell'email con il pulsanteeditModifica e reinviare le credenziali con il pulsanteforward_to_inboxInvia credenziali.
  • L'utente può richiedere autonomamente un nuovo invio dell'email di conferma dalla pagina Problemi , cliccando su Reinvia istruzioni di conferma .
  • Se l'utente si stava registrando autonomamente, ripetere la registrazione prestando attenzione alla correttezza dei dati.
BL'utente ha dimenticato la password.
L'utente può recuperare la password in autonomia:
  1. Accedere alla pagina Problemi dal menu di navigazione.
  2. Cliccare su Reimposta password .
  3. Inserire il proprio indirizzo email e seguire le istruzioni ricevute via email.
lightbulbSe l'utente si è registrato tramite Accedi con Google , non ha una password sulla piattaforma: in questo caso è sufficiente effettuare l'accesso con il pulsante Google nella pagina di login.
CL'attestato contiene errori nel nominativo.
Questo si verifica quando i dati inseriti in fase di registrazione sono errati.

Soluzione: Il referente può correggere nome e cognome dalla pagina Utenti tramite il pulsanteeditModifica. Dopo la correzione, l'utente dovrà scaricare nuovamente l'attestato che riporterà i dati aggiornati.
DHo superato il test ma l'attestato non compare.
L'attestato viene generato automaticamente dopo il superamento del test. Di norma appare entro pochi secondi .

Soluzione: Aggiornare la pagina dopo qualche secondo. In alcuni casi, per motivi tecnici, la generazione potrebbe richiedere più tempo (fino ad alcune ore). Si consiglia di attendere almeno due ore prima di segnalare il problema. Se dopo tale attesa l'attestato non è disponibile, contattare l'assistenza.
EL'utente riscontra errori nel browser o comportamenti anomali.
Il problema potrebbe essere legato al browser o al dispositivo utilizzato.

Soluzione: Provare con un altro browser o dispositivo, svuotare la cache del browser ed effettuare eventuali verifiche con software antivirus/antispyware.
FNon riesco ad accedere alla sezione Utenti.
La sezione Utenti è riservata ai referenti e ai dirigenti.

Soluzione: Verificare di aver effettuato la registrazione con il codice di sottoscrizione per referenti (o dirigenti) comunicato nella email di attivazione del corso. Se si è già registrati con un codice diverso, è possibile applicare il codice referente al proprio account senza doversi registrare nuovamente: basta inserirlo nella pagina di registrazione con codice seguendo la procedura con la propria email.
GL'utente non riesce ad accedere dopo aver completato la registrazione.
Se l'utente si è registrato con email e password (non tramite Google), è necessario confermare l'indirizzo email cliccando sul collegamento ricevuto via email. Senza la conferma, l'accesso non è possibile.

Soluzione: Verificare che l'utente abbia confermato l'email. In caso contrario, l'utente può richiedere un nuovo invio dell'email di conferma dalla pagina Problemi , cliccando su Reinvia istruzioni di conferma . In alternativa, il referente può controllare nella pagina Utenti se accanto all'email compare l'iconamark_email_unread che indica un'email non ancora confermata.
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